6 chìa khóa để gia nhập một nhóm truyền thông xã hội thành công

Cho dù bạn là thực tập sinh hay thành viên duy nhất của nhóm, hiếm khi bạn tham gia vào một công việc truyền thông xã hội hoàn toàn được thiết lập để thành công. Tôi đã làm việc trong lĩnh vực này được 10 năm, và chưa bước vào một vai trò nào với tất cả những gì tôi cần để thành công.

Vì vậy, khi tôi gia nhập một công ty vào năm 2020 và có cơ hội xây dựng một nhóm truyền thông xã hội, tôi muốn làm mọi thứ trong khả năng của mình để làm cho quá trình tham gia và chuyển đổi của các thành viên trong nhóm của tôi diễn ra suôn sẻ và mạnh mẽ. Trong bài viết này, tôi đang chia sẻ một số bước chính mà tôi đã thực hiện khi xây dựng và giới thiệu nhóm của mình.

Thiết lập nhóm của bạn để thành công

Trước ngày đầu tiên của thành viên trong nhóm của bạn, hãy ngồi xuống và vạch ra lịch trình tham gia của họ. Bạn không muốn chỉ nghĩ về những người họ cần gặp, những chuyến tham quan họ có thể cần hoặc thông tin công ty mà họ nên có – bạn cũng muốn suy nghĩ về những tài liệu giới thiệu và đào tạo mà họ sẽ cần vì nó liên quan đến khía cạnh xã hội công việc của họ.

Đây là những gì tôi đã sẵn sàng cho các thành viên mới trong nhóm của mình:

Các chiến lược xã hội được lãnh đạo phê duyệt

Là một chuyên gia truyền thông xã hội, thực sự không có gì tệ hơn việc bắt đầu một vai trò mới và bước qua cánh cửa để tìm ra bạn phải xây dựng từ đầu và bắt đầu lại từ đầu. Hoặc có thể bạn đã nhận được một chồng “những gì người trước đã làm” và dự kiến ​​sẽ bắt đầu lái con tàu.

Khi tôi bắt đầu một vai trò mới, điều quan trọng nhất đối với tôi là hiểu rõ vai trò của mạng xã hội đối với doanh nghiệp. Tôi muốn biết mục tiêu kinh doanh là gì, mục tiêu truyền thông xã hội là gì và chúng tôi đang hướng tới điều gì.

Trong vai trò hiện tại của mình, tôi đã tạo ra các chiến lược truyền thông xã hội và trình bày chúng với đội ngũ lãnh đạo của chúng tôi để đăng ký. Điều này không chỉ cung cấp định hướng rõ ràng mà còn mang lại cho các thành viên mới trong nhóm sự tự tin để lao vào, biết rằng công việc của họ có sự hỗ trợ của ban điều hành. Tôi hướng dẫn họ cách công việc của chúng tôi phù hợp với mục tiêu kinh doanh tổng thể, kế hoạch tương lai của chúng tôi cho xã hội và vị trí của chúng tôi ngày nay.

Phương tiện truyền thông xã hội “hướng dẫn”

Sau một thời gian làm việc trên mạng xã hội và theo dõi chặt chẽ các kênh và nguồn cấp dữ liệu trên mạng xã hội, thật dễ dàng để biết khi nào một tổ chức thu hút một người mới trên mạng xã hội. Thật tuyệt khi có một quá trình chuyển đổi suôn sẻ khi chuyển giao một kênh hoặc một thương hiệu, nhưng sự liền mạch đó xảy ra với sự đào tạo phù hợp.

Ngoài các chiến lược truyền thông xã hội, tôi cũng đã tạo “hướng dẫn truyền thông xã hội” cho các thành viên mới trong nhóm. Những điều này nắm giữ các chi tiết giúp cho quá trình chuyển đổi trên mạng xã hội trở nên tuyệt vời — biểu tượng cảm xúc mà thương hiệu sử dụng một cách nhất quán, các dòng thẻ chữ ký và cụm từ mà tài khoản thường xuyên đăng tải cũng như các ví dụ về hình ảnh và giọng nói của thương hiệu để giúp các thành viên mới trong nhóm nâng cao nội dung của thương hiệu.

Điều này giúp loại bỏ nhu cầu đoán tiếng nói thương hiệu, mục tiêu hoặc nguồn cung cấp hình ảnh của chúng tôi và cung cấp cho họ định hướng rõ ràng ngay từ ngày đầu tiên.

Thư viện nội dung xã hội

Tôi không thể là người duy nhất bắt đầu một vai trò xã hội và phát hiện ra “người cuối cùng vừa chụp ảnh trên iPhone của họ” và đó là nơi lưu trữ tất cả nội dung xã hội. Điều gì đó không chỉ giúp tôi làm việc hiệu quả hơn mà còn hiệu quả hơn trong vai trò của mình, đó là tạo ra các thư viện nội dung xã hội.

Từ thư mục dự án với các bản tóm tắt và kế hoạch xã hội đã xây dựng cho đến nội dung và bảng phân cảnh, mọi thứ tôi sử dụng cho thương hiệu của mình đều được lưu trữ trong thư viện nội dung xã hội. Điều này giúp lưu giữ lịch sử của những gì bạn đã làm việc, nhưng nó cũng đảm bảo một loạt các tài sản có sẵn trong tầm tay của chúng ta — giúp chúng ta có thêm thời gian để hình thành ý tưởng, sáng tạo và rút ra từ những gì đã được thiết lập thay vì phát minh lại bánh xe .

Ngoài việc hợp lý hóa việc tạo nội dung, thư viện trung tâm còn giúp cả nhóm của bạn dễ dàng truy cập nội dung hơn.

Đào tạo và hỗ trợ

Là một người trực quan, tôi luôn đánh giá cao khả năng đi qua một cái gì đó và học nó trong thời gian thực thay vì vấp phải những hướng dẫn bằng văn bản mơ hồ. Mặc dù thành viên mới trong nhóm của bạn có thể thông thạo các nền tảng xã hội, nhưng họ có thể không quen thuộc với hệ thống quản lý xã hội của bạn hoặc một công cụ khác mà nhóm của bạn dựa vào. Đảm bảo rằng bạn không chỉ thiết lập họ để thành công khi nói đến cách tổ chức của bạn tiếp cận xã hội, hãy sẵn sàng giúp họ tận dụng tối đa các công cụ bạn sử dụng.

Sau khóa đào tạo ban đầu, hãy lên lịch một buổi tái khám sau đó vài ngày để trả lời bất kỳ câu hỏi nào còn tồn tại. Họ có thể không biết họ có những câu hỏi gì cho đến khi họ xem qua chương trình và tự mình sử dụng nó.

Cập nhật nền tảng và tính năng

Tôi đã từng là một chuyên gia truyền thông xã hội báo cáo cho một người quản lý truyền thông xã hội, người không cập nhật các xu hướng, tính năng nền tảng hoặc những gì đang xảy ra trong bối cảnh truyền thông xã hội. Tôi rất mong người quản lý của tôi chủ động hơn trong việc nắm bắt những điều này để nhóm của chúng tôi có thể hoạt động hiệu quả hơn và phục vụ khách hàng tốt hơn.

Tôi quan tâm đến việc theo dõi các xu hướng trên mạng xã hội (và theo dõi các chuyên gia truyền thông xã hội như Matt Navarra) để cập nhật những gì đang thay đổi và những gì mới. Tôi sẽ gửi thông tin cập nhật cho nhóm của mình khi tôi nhìn thấy điều gì đó trên radar của mình và tôi sẽ chia sẻ sự phấn khích của mình khi thử tính năng này hoặc một cách mà chúng tôi có thể sử dụng nó sau này. Tôi muốn nhóm của mình nhận thông tin cập nhật về mạng xã hội từ người quản lý truyền thông xã hội của họ và nhận ra rằng tôi nắm rõ, theo dõi những gì đang xảy ra và ở đây để lãnh đạo phụ trách.

Kiến thức thể chế

Công ty của bạn có tổ chức một sự kiện thường niên đã diễn ra trong nhiều năm không? Khi bạn lần đầu tiên gia nhập một công ty, luôn có một lộ trình học tập để bắt kịp “kiến thức về thể chế”, cho dù đó là các chiến lược hoặc sự kiện trước đó hay bất cứ điều gì tái diễn.

Tôi đã cắt riêng một phần của thư viện nội dung xã hội của mình để tóm tắt các dự án định kỳ và quá khứ mà các thành viên mới trong nhóm có thể tham khảo. Điều này giúp giảm thiểu việc đoán những gì đã được thực hiện trước đây, các phương pháp hay nhất và các thử nghiệm trong quá khứ. Bạn đang khiến nhóm của mình làm việc chăm chỉ hơn rất nhiều nếu bạn không duy trì kiến ​​thức về thể chế của nhóm hoặc bộ phận của mình.

Giới thiệu hiệu quả bắt đầu từ rất lâu trước ngày đầu tiên

Cho dù bạn áp dụng một hay tất cả những điều trên khi tạo nhóm truyền thông xã hội của riêng mình, thì các đồng nghiệp tương lai của bạn sẽ cảm ơn bạn. Việc chuẩn bị và giới thiệu đầy đủ các thành viên trong nhóm không chỉ giúp họ (và bạn) đạt được thành công mà còn tạo ra mối quan hệ bền vững và sự tin tưởng ngay từ đầu.

Khi bạn trang bị cho những người mới tất cả các công cụ mà họ sẽ cần để đạt được hiệu quả, các nỗ lực trên mạng xã hội của bạn có chỗ để nhất quán, trau chuốt và sáng tạo. Hơn hết, không ai trong số những người theo dõi của bạn thậm chí sẽ nhận thấy sự chuyển đổi… đó là một trong những dấu hiệu rõ ràng nhất của việc quản lý phương tiện truyền thông xã hội tuyệt vời.

Có kế hoạch mở rộng nhóm xã hội của bạn? Hãy xem tám mẹo sau để viết mô tả công việc của người quản lý phương tiện truyền thông xã hội tốt hơn.