Làm thế nào để viết một bản tóm tắt điều hành tuyệt vời

Từ kế hoạch kinh doanh đến báo cáo cho đến thông cáo báo chí, bạn không thể đánh giá thấp sức mạnh của một bản tóm tắt điều hành tốt. Một bản tóm tắt điều hành được xây dựng kỹ lưỡng sẽ giúp gói gọn các ý tưởng của bạn, thu hút khán giả và “bán” mục tiêu cuối cùng của bạn.

Mặc dù có vẻ như không có trí tuệ, nhưng bạn sẽ muốn tiếp cận bản tóm tắt điều hành của mình với tư duy chiến lược và chú ý đến “bức tranh toàn cảnh” về những gì tài liệu của bạn đang cố gắng truyền tải.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét những điều cần cân nhắc khi viết tóm tắt điều hành cho các loại tài liệu khác nhau, cũng như các mẹo về cách tạo tác động và thu hút độc giả của bạn.

Đừng đợi người khác làm việc đó. Hãy tự mình thuê và bắt đầu gọi các bức ảnh.

Bắt đầu miễn phí

Tóm tắt điều hành là gì?

Tóm tắt điều hành là một phiên bản rút gọn của một tài liệu lớn hơn, chẳng hạn như kế hoạch kinh doanh. Nó cung cấp tổng quan nhanh về chiến lược kinh doanh của bạn, với các chi tiết như mô tả về công ty, nghiên cứu thị trường và thông tin tài chính của bạn. Chuẩn bị một bản tóm tắt điều hành hấp dẫn có thể giúp các bên liên quan tiềm năng kết nối với doanh nghiệp của bạn, mang lại cho bạn cơ hội khắc sâu vào sứ mệnh và tầm nhìn.

Để bản tóm tắt điều hành của bạn có hiệu quả, bạn cần tập trung vào khán giả của mình — hãy nghĩ xem ai đang thực sự đọc nó và thông tin nào là quan trọng nhất đối với họ. Sau đó giẫm chân cho phù hợp. Ví dụ: nếu bạn đang viết một bản tóm tắt điều hành để chia sẻ với các cổ đông của công ty mình, thông tin nên được tập trung vào mức doanh thu của bạn đã và đang được dự đoán là tốt như thế nào. Nếu bạn đang viết thông cáo báo chí, bạn sẽ muốn bản tóm tắt điều hành của mình tập trung ít hơn vào các con số và nhiều hơn vào tác động tích cực của thương hiệu trong ngành.

Cách viết tóm tắt điều hành

Không có cách tiếp cận tốt nhất để viết một bản tóm tắt điều hành, nhưng đây là một số bước phổ biến mà các doanh nhân thực hiện để tạo ra một bản tóm tắt cho kế hoạch kinh doanh của họ.

1. Giới thiệu doanh nghiệp của bạn

Đoạn đầu tiên của bản tóm tắt điều hành của bạn nên thu hút sự chú ý của người đọc và khiến họ hào hứng khi đọc phần còn lại của kế hoạch kinh doanh của bạn. Nó phải có liên quan đến ngành của bạn, cũng như cung cấp cho người đọc cái nhìn sâu sắc về các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của bạn. Lý tưởng nhất là một nhà đầu tư hoặc đối tác tiềm năng có thể đọc bản tóm tắt điều hành của bạn và có được cái nhìn sâu sắc ngay lập tức về lĩnh vực kinh doanh của bạn.

Những điều chính cần làm nổi bật trong phần giới thiệu tóm tắt điều hành:

• Bạn bắt đầu công việc kinh doanh của mình như thế nào và điều gì đã truyền cảm hứng cho bạn
• Các đặc điểm và giá trị của công ty bạn (bền vững, từ thiện, lấy nhân viên làm trung tâm)
• Ngành hoặc lĩnh vực bạn đang hoạt động
• Các sản phẩm và dịch vụ mà công ty của bạn cung cấp

2. Mô tả điểm đau hoặc vấn đề cần giải quyết

Mọi người quan tâm đến việc biết liệu bạn có thể đóng góp tích cực cho cuộc sống của họ và tác động đến môi trường hay không. Bạn có thể chứng minh tiềm năng của mình bằng cách đề cập đến điểm khó khăn mà công ty của bạn sẽ giải quyết. Làm nổi bật một điểm khó khăn trong bản tóm tắt điều hành của bạn cho thấy bạn đã nghiên cứu đối tượng mục tiêu của mình và tạo ra ý tưởng kinh doanh dựa trên nhu cầu của thị trường.

Để có tác động tối đa, hãy tìm hiểu khách hàng của bạn là ai và điểm khó khăn lớn nhất mà họ phải đối mặt. Gửi một cuộc khảo sát hoặc phỏng vấn họ để có được những hiểu biết sâu sắc hơn. Bạn càng có nhiều thông tin về vấn đề mình sẽ giải quyết, bạn càng có thể nhắc lại tốt hơn tại sao vấn đề đó lại quan trọng và tại sao công ty của bạn lại quan trọng.

3. Vạch ra giải pháp

Trong phần này, bạn sẽ hiểu rõ về cách giải pháp của bạn sẽ giải quyết vấn đề mà bạn đã đánh dấu trong đoạn trước. Khán giả nên mong đợi kết quả nào? Dịch vụ của bạn khác với các giải pháp khác trên thị trường như thế nào? Hãy càng cụ thể càng tốt về những gì làm cho giải pháp của bạn trở nên độc đáo.

Nghiên cứu điển hình, sự kiện và xác nhận của người có ảnh hưởng có thể là những cách tuyệt vời để chứng minh tính khả thi của sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

4. Bao gồm thông tin về đối thủ cạnh tranh của bạn

Người đọc của bạn sẽ muốn biết bạn sẽ cạnh tranh với ai và bạn dự định chiếm lĩnh thị trường như thế nào. Bao gồm các chi tiết ngắn gọn về các đối thủ cạnh tranh chính của bạn và cách bạn khác biệt với họ — nghĩa là, bạn nên làm nổi bật các khía cạnh độc đáo của sản phẩm của mình để khiến mọi người muốn tìm hiểu thêm về công ty của bạn.

Bạn thậm chí có thể sử dụng một vài câu để nói về doanh nghiệp của mình một cách thú vị. Tập trung vào thế mạnh và thành tựu của doanh nghiệp bạn, cho dù đó là thị phần cao hay có tác động tích cực đến môi trường. Đề cập đến những chiến thắng này trong bản tóm tắt điều hành của bạn để người đọc biết rằng bạn có khả năng chiến thắng.

5. Đưa ra một cái nhìn tổng quan về tài chính

Hầu hết các bản tóm tắt điều hành bao gồm một số thông tin tài chính nhằm chứng minh lợi tức đầu tư tiềm năng cho các bên quan tâm. Tổng quan tài chính của bạn có thể ở dạng bảng, hiển thị số tiền bạn dự kiến ​​chi cho công ty của mình mỗi tháng hoặc mỗi năm và số tiền bạn mong đợi kiếm được từ các chiến lược bán hàng khác nhau của mình.

Khi đề cập đến các con số của bạn, hãy đảm bảo bao gồm các dự đoán của bạn cho những năm tới. Nói chung, bạn nên làm nổi bật những gì bạn mong đợi sẽ kiếm được trong ba đến năm năm tới. Chia sẻ thông tin chi tiết về cách bạn dự định tăng doanh thu, để người đọc biết những phát triển và ROI có thể mong đợi trong tương lai gần.

Các ví dụ tóm tắt điều hành

Nếu bạn đang tìm kiếm nguồn cảm hứng để viết tóm tắt điều hành của mình, đây là một số ví dụ tuyệt vời:

Allbirds

Thương hiệu giày dép và quần áo Allbirds sử dụng bản tóm tắt điều hành để mô tả tầm nhìn và tuyên bố sứ mệnh của mình. Với tính bền vững là trọng tâm chính của công ty, Allbirds nhấn mạnh thông qua bản tóm tắt các sáng kiến ​​có ý thức về môi trường mà công ty đã và đang thực hiện. Không chỉ vậy, thương hiệu còn đi sâu vào các đối thủ cạnh tranh, lưu ý cách ngành công nghiệp giày dép toàn cầu góp phần vào việc hủy hoại môi trường.

Allbirds đề cập thêm rằng họ vận hành Tập đoàn B được chứng nhận của mình theo cách bền vững, biết rằng người tiêu dùng có khả năng đầu tư vào lĩnh vực này. Những người quan tâm đến tác động môi trường của công ty có thể tìm hiểu thêm bằng cách đọc báo cáo bền vững hàng năm.

ĐĂNG TEN

Thương hiệu xà phòng ĐĂNG TEN có một bản tóm tắt điều hành về nó Trang giới thiệu để làm sáng tỏ đặc điểm của việc sử dụng các thành phần có nguồn gốc thực vật tốt nhất để tạo ra các sản phẩm chăm sóc da.

Thương hiệu cũng nêu bật các thành phần mà nó không sử dụng—Một điều gì đó tốt cần được đề cập trước, đặc biệt khi đó là một mặt hàng chăm sóc da — quảng cáo các sản phẩm của họ không chứa chất hoạt động bề mặt, sunfat, paraben và nước hoa tổng hợp.

Hơn nữa, bản tóm tắt điều hành cung cấp cái nhìn sâu sắc về tầm nhìn của ORRIS trong việc giải quyết các mối quan tâm cụ thể về da thông qua các chất lượng trị liệu và cảm giác độc đáo của các thành phần tự nhiên của nó.

Cotopaxi

Thương hiệu thiết bị ngoài trời Cotopaxi xuất bản báo cáo tác động hàng năm nêu bật đóng góp của nó đối với thay đổi xã hội và bền vững. Đây là những gì hiển thị như một bản tóm tắt điều hành trong Báo cáo năm 2020:

Bản tóm tắt — có tiêu đề “Tổng quan” — tập trung vào sứ mệnh và các nguyên tắc nội bộ của thương hiệu. Nó cũng thảo luận về tác động của đại dịch COVID-19 và đề cập rằng công ty đã thực hiện các bước để hỗ trợ các bên liên quan và các nhóm bị ảnh hưởng. Điều này tạo tiền đề cho phần còn lại của báo cáo bằng cách nói với độc giả rằng họ sẽ tìm hiểu thêm về các nguyên tắc mới của Cotopaxi và cách nó phát triển để hỗ trợ các bên liên quan chống lại những thách thức do COVID-19 đặt ra.

Một bản tóm tắt điều hành tốt là tất cả về chiến lược của bạn

Hy vọng rằng bây giờ bạn đã có ý tưởng tốt hơn về cách sử dụng bản tóm tắt điều hành có lợi cho mình, những điều cần cân nhắc khi viết một bản tóm tắt và cách đảm bảo rằng bạn đang truyền đạt quan điểm của mình một cách hiệu quả, ngắn gọn và hấp dẫn.

Khi bạn có thể nắm vững những yếu tố này, bạn đang trên đường hoàn thành các mục tiêu kinh doanh và cá nhân của mình.

Câu hỏi thường gặp về tóm tắt điều hành

Mục đích chính của một bản tóm tắt điều hành là gì?

Một bản tóm tắt điều hành thường được viết để cung cấp một cái nhìn tổng thể về các yếu tố chính có trong kế hoạch kinh doanh của một công ty. Nó nhắm đến những cá nhân không có thời gian để đọc toàn bộ tài liệu hoặc báo cáo. Khi được viết tốt, một bản tóm tắt điều hành có thể thuyết phục người đọc đặt niềm tin vào công ty.

Khi nào bạn nên viết một bản tóm tắt điều hành?

Mặc dù bản tóm tắt điều hành là phần đầu tiên trong kế hoạch kinh doanh của bạn, nhưng nó nên được viết sau cùng. Viết nó trước khi bạn hoàn thành các phần khác của tài liệu có thể dẫn đến một bản tóm tắt không phù hợp với sứ mệnh và tầm nhìn của bạn. Trước tiên, hãy làm việc dựa trên nội dung cốt lõi, sau đó tạo danh sách trọng tâm cho tất cả các phần chính mà bạn có thể tóm tắt để chia sẻ với khán giả.

Bản tóm tắt điều hành nên dài bao lâu?

Độ dài của bản tóm tắt điều hành của bạn sẽ phụ thuộc vào tài liệu bạn đang tóm tắt và cách bạn định sử dụng nó. Để bắt đầu, hãy giữ phần tóm tắt của bạn ở một đến bốn đoạn, nhưng hãy mở rộng độ dài của nó nếu cần. Ví dụ, một bản tóm tắt điều hành hiệu quả cho một kế hoạch kinh doanh thường dài từ một đến hai trang.

Muốn tìm hiểu thêm?