Làm thế nào để xây dựng một kế hoạch truyền thông điều hành hiệu quả

Không cần phải nói rằng thế giới công việc đã thay đổi. Công việc từ xa đang được thực hiện, và những ngày của bộ C vô hình đã kết thúc. Và với dữ liệu mới tiết lộ rằng phần lớn mọi người mong đợi các CEO sẽ là bộ mặt thay đổi của một công ty, thì việc liên lạc điều hành mạnh mẽ là điều bắt buộc.

Các chuyên gia truyền thông ngày càng tham gia nhiều hơn vào việc quản lý thương hiệu và bản sắc doanh nghiệp. Truyền thông điều hành có thể mang lại lợi ích cho cả hai yếu tố này, chiến lược tổng thể của bạn và thậm chí có thể thúc đẩy tinh thần của nhân viên và khả năng hiển thị của công ty.

Chúng ta hãy đi vào câu hỏi, “Giao tiếp điều hành là gì?” và làm thế nào để bắt đầu.

Giao tiếp điều hành là gì?

Giao tiếp điều hành là bất kỳ giao tiếp nào (mặt đối mặt, bằng văn bản, ảo, v.v.) đến từ các thành viên của C-suite hoặc nhóm lãnh đạo của công ty — không chỉ Giám đốc điều hành.

Đối với nội bộ, điều này có thể giống như email, cuộc trò chuyện cà phê, hội trường thị trấn và cuộc trò chuyện Slack với nhân viên. Bên ngoài, điều này có thể thông qua mạng xã hội, sự xuất hiện trên các phương tiện truyền thông, cuộc gọi của nhà đầu tư và hơn thế nữa.

Tại sao bạn nên có một chiến lược truyền thông điều hành?

Truyền thông điều hành cũng có thể định hình cách khán giả nhận thức, tin tưởng và tương tác với công ty của bạn. Các nhóm PR và xã hội của NAACP làm việc cùng với Giám đốc điều hành của họ để tạo “Tweetments” đóng vai trò là tuyên bố chính thức trước công chúng và tăng cường mối quan hệ với các nhà báo. Và sau một cuộc khủng hoảng tại Virgin Galactic, chính phản ứng đồng cảm, tức thời của CEO Richard Branson đã giúp thương hiệu cứu vãn được thể diện.

Việc minh bạch hóa thương hiệu và ban lãnh đạo chưa bao giờ quan trọng hơn thế. Theo báo cáo #BrandsGetReal của Sprout Social, 32% người tiêu dùng nói rằng sự minh bạch của CEO trên mạng xã hội sẽ truyền cảm hứng cho họ mua hàng từ doanh nghiệp đó. Và 63% người nói rằng những CEO có hồ sơ xã hội riêng là những người đại diện tốt hơn cho công ty của họ so với những người không có.

Từ việc nâng cao nhận thức về thương hiệu và các nỗ lực PR, đến hỗ trợ nhận thức và tính minh bạch, truyền thông điều hành là một công cụ mạnh mẽ trong bộ công cụ chiến lược truyền thông của bạn. Như Giám đốc Truyền thông Điều hành của HubSpot Hannah Fleishman đã nói: “Thực tế là, nền tảng của một giám đốc điều hành là một trong những công cụ tuyển dụng, tiếp thị và bán hàng mạnh mẽ nhất mà một công ty có.”

Một chiến lược truyền thông điều hành tồn tại để loại bỏ các yếu tố cản trở, cung cấp cấu trúc và các biện pháp bảo vệ cũng như trao quyền cho các giám đốc điều hành để duy trì sự hiện diện thường xuyên.

Cách xây dựng kế hoạch truyền thông điều hành

Hầu hết các giám đốc điều hành đều không xa lạ với các cuộc trò chuyện chiến lược hàng đầu, nghiền ngẫm các dự báo tài chính hoặc cân nhắc về R&D.

Nhưng việc nâng cao chiến lược giao tiếp của họ có thể không đến một cách tự nhiên.

Phát triển một kế hoạch rõ ràng minh họa rõ ràng vai trò, cam kết thời gian, mục tiêu và lợi nhuận của các giám đốc điều hành của bạn là bước đầu tiên để đảm bảo mua vào. Dưới đây là một số mẹo để giúp bạn lập chiến lược.

Xác định “lý do tại sao” đằng sau truyền thông điều hành

Hannah nói với Sprout: “Thời gian là một nguồn lực hạn chế đối với các nhà điều hành. “Vì vậy, thông tin liên lạc – đặc biệt là các giao dịch bên ngoài như khả năng lãnh đạo tư tưởng hoặc hợp đồng diễn thuyết – có thể là một món hàng khó bán. Điều quan trọng là phải trình bày rõ ràng ‘lý do’ đằng sau nó. “

Không phải tất cả các giám đốc điều hành sẽ quan tâm đến việc xây dựng thương hiệu cá nhân trên Twitter. Họ sẽ quan tâm đến lợi ích của doanh nghiệp.

“Nội dung lãnh đạo là một chiến lược thu hút nhân tài bị đánh giá thấp,” Hannah nói với chúng tôi. “Đặc biệt là trong thời kỳ Đại từ chức, điều quan trọng là phải làm rõ cách truyền thông điều hành có thể mở rộng phạm vi tiếp cận của tổ chức để thu hút thêm nhân tài, triển vọng và khách hàng.”

Những lợi ích cụ thể nào có thể của bạn lợi ích của công ty từ một chiến lược truyền thông điều hành? Xác định rõ ràng những lợi ích này và cung cấp ví dụ về các thương hiệu có tư tưởng lãnh đạo điều hành mạnh mẽ.

Đặt mục tiêu và tiến trình

Bạn có đang tạo ra chiến lược này để tăng sự hiện diện của các nhà điều hành trên mạng xã hội không? Cải thiện sức khỏe thương hiệu? Xây dựng lòng tin? Nhiều mục tiêu của bạn sẽ liên kết lại với “lý do tại sao”.

Nếu bạn cần trợ giúp xác định mục tiêu, hãy đi thẳng đến nguồn. Trong nội bộ, hãy xem xét một cuộc khảo sát ẩn danh dành cho nhân viên. Họ muốn nghe điều gì từ lãnh đạo? Họ thích giao tiếp qua email hay nói chuyện cà phê trực tiếp? Nhận thức hiện tại của họ là gì?

Đối với các liên hệ bên ngoài, hãy nghĩ về nơi bạn muốn tăng cường sự hiện diện của lãnh đạo. Đặt mục tiêu xung quanh các vị trí trên phương tiện truyền thông hoặc nhận thức về thương hiệu là một nơi tuyệt vời để bắt đầu.

Cuối cùng, hãy xem xét các mục tiêu riêng của các nhà lãnh đạo của bạn. Như Hannah nói với chúng tôi, “Hãy bắt đầu bằng cách trò chuyện cởi mở với nhóm lãnh đạo của bạn về các mục tiêu truyền thông của họ — cả về mặt cá nhân và chuyên môn. Việc sắp xếp trước về nguyện vọng và khả năng bảo vệ sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian về lâu dài. ”

Khi bạn đã xác định được mục tiêu, hãy phát triển một tiến trình thực tế cho chiến lược của bạn. Hãy xem xét tất cả các phần cần thiết — giám đốc điều hành của bạn sẽ thực hành như thế nào? Nội dung sẽ cần được tạo và phê duyệt bao lâu một lần? Ai khác sẽ tham gia?

Cung cấp đào tạo giao tiếp điều hành

Khi bạn đã mua được, làm thế nào bạn có thể giúp các nhà lãnh đạo thành công?

Cung cấp đào tạo thường xuyên — từ viết bài truyền thông của công ty, đến đào tạo truyền thông để xuất hiện trên màn hình. Điều này có thể đơn giản như các hội thảo về lãnh đạo tư tưởng nội bộ để giúp bạn và các giám đốc điều hành của bạn xác định và tinh chỉnh các ý tưởng và chủ đề mà họ có thể muốn nói chuyện.

Đây không phải là một việc nên làm — hãy biến việc đào tạo trở thành một phần cốt lõi, lặp đi lặp lại trong chiến lược của bạn. Điều này sẽ giúp các nhà lãnh đạo của bạn — và bạn — cảm thấy thoải mái hơn và giao tiếp chân thực hơn. Và điều này có thể nuôi sống những nỗ lực của bạn. Trong một hội thảo trên web gần đây do Liên đoàn Bán lẻ Quốc gia và Mầm non tổ chức, Walmart đã báo cáo rằng việc đào tạo đã giúp tăng tỷ lệ tiếp cận đối tượng điều hành của họ lên 182%.

Hãy nhớ rằng, bạn có thể làm mọi thứ đúng nhưng vẫn nhận được những bình luận tiêu cực. Ngoài việc đào tạo, hãy cho lãnh đạo thấy các biện pháp bảo vệ chiến lược của bạn — từ giám sát xã hội đến cung cấp các điểm thảo luận trên phương tiện truyền thông. Đặt ra các kỳ vọng, đặc biệt là khi các giám đốc điều hành của bạn có lập trường công khai vững chắc. Và bố trí rõ ràng hệ thống bạn có trong trường hợp bạn làm nhận được phản ứng dữ dội.

Bạn thậm chí có thể nhấn mạnh rằng việc áp dụng chiến lược này sẽ hợp lý hóa quy trình nếu CEO của bạn cần phản hồi hoặc phát biểu trong một cuộc khủng hoảng.

Làm cho nội dung dễ dàng

Bạn có thể thực hiện quá trình chia sẻ nội dung càng dễ dàng thì càng tốt.

“Đừng chỉ gặp họ khi đang soạn thảo hoặc động não, hãy gặp họ ở mức 80% và cung cấp cho họ điều gì đó để phản ứng,” Hannah nói với Sprout. “Thời gian là nguồn tài nguyên quý giá nhất của người điều hành, vì vậy nếu họ đầu tư nó vào tiền công, bạn cần phải tối đa hóa ROI”.

Bắt đầu với một số chiến thắng nhanh chóng và mua vào an toàn. Như Hannah đã đề xuất, “Hãy xác định một số cách dễ dàng để họ hoạt động tích cực hơn, trên các kênh bên ngoài như LinkedIn hoặc Twitter, hoặc nội bộ trên Slack hoặc email”.

Sử dụng những điều này như một cách để kiểm tra chiến lược của bạn đồng thời chứng minh ROI có thể giúp các giám đốc điều hành — và bạn — thoải mái hơn.

Biết tiếng nói và mối quan tâm của giám đốc điều hành của bạn là rất quan trọng, cho dù bạn đang viết ma hay tìm nguồn cung ứng nội dung cho họ. Cân nhắc tạo danh sách Twitter của các giám đốc điều hành trong ngành và các cửa hàng tin tức có liên quan mà bạn có thể tham khảo.

Và tìm kiếm cơ hội nội dung ở khắp mọi nơi. Như Hannah đã giải thích, “Các giám đốc điều hành vô cùng bận rộn, vì vậy khi những hiểu biết sâu sắc của họ bị bỏ sót, bạn đã bỏ lỡ một cơ hội. Chúng ta nên luôn suy nghĩ về cách chúng ta có thể tận dụng một cuộc nói chuyện nội bộ cho một phần nội dung bên ngoài hoặc biến một bài đăng trên blog thành nội dung xã hội. “

Bạn có nội dung nào hiện có mà bạn có thể chia sẻ? Nếu bạn có một công cụ vận động nhân viên, đây có thể là một nơi tuyệt vời để bắt đầu.

Mẹo chuyên nghiệp: Hãy thử tạo lịch nội dung để lên kế hoạch trước với các nhà lãnh đạo của bạn. Việc xác định ngày quan trọng cho các sự kiện, sự kiện quan trọng, bài báo sắp tới và hơn thế nữa cung cấp thời gian chuẩn bị — ngay cả khi điều đó đơn giản như nhắc họ chụp nhanh ảnh hậu trường.

Lập bản đồ trách nhiệm và xây dựng quy trình phê duyệt

Truyền thông điều hành có thể liên quan đến phương tiện truyền thông xã hội, nội dung video, bản sao và hơn thế nữa. Vì vậy, bạn có thể sẽ cần phải có sự tham gia của các bên liên quan từ các nhóm khác.

Quy trình của bạn phải được sắp xếp hợp lý và có tư duy tiến bộ nhất có thể — đặc biệt là khi bạn đang khai thác thời gian của các nhân viên khác. Việc xây dựng các quy trình phê duyệt cụ thể đặt ra các kỳ vọng để có thời gian xem xét và chuẩn bị.

Nếu các giám đốc điều hành muốn viết nội dung của riêng họ, quy trình phê duyệt cho phép bạn chỉnh sửa thông điệp và đảm bảo các giám đốc điều hành đại diện một cách thích hợp cho bản thân và thương hiệu.

Nếu ai đó đang viết ma, một quy trình xem xét rõ ràng cho phép các giám đốc điều hành lặp lại và bật đèn xanh cho thông báo xác thực.

Khi nói đến các bài đăng trên mạng xã hội, sẽ hữu ích khi có một trung tâm cho các bản nháp, chỉnh sửa và đánh giá. Sprout được xây dựng trong Lịch truyền thông xã hội và Quy trình phê duyệt tin nhắn giúp quá trình này trở nên liền mạch.

Cho thấy tác động của chiến lược của bạn

Hít vào sâu, thở ra sâu.

Bạn đã vạch ra một chiến lược rõ ràng. Bây giờ, hãy tiếp tục chứng minh tác động của những nỗ lực của bạn bằng cách báo cáo về lợi nhuận.

Dữ liệu không nói dối. Thường xuyên báo cáo kết quả định lượng cho giám đốc điều hành của bạn theo cách kể một câu chuyện.

Và đưa ra các cơ chế để thu thập dữ liệu định tính. Việc nắm bắt phản hồi của nhân viên, phản hồi của cổ đông và hơn thế nữa để chia sẻ với lãnh đạo có thể cho thấy khía cạnh con người trong giao tiếp của họ.

Một công cụ lắng nghe xã hội như Sprout có thể đo lường tình cảm và cho biết mọi người cảm thấy thế nào về các kênh của giám đốc điều hành của bạn, những gì họ đang nói và hơn thế nữa.

Tạo chiến lược truyền thông điều hành của bạn

Bạn đã sẵn sàng sử dụng các mẹo này để bắt đầu xây dựng chiến lược truyền thông điều hành của mình.

Hãy nhớ rằng – không có gì được thiết lập bằng đá. Để lại chỗ cho những điều chỉnh nếu cần.

Sắp xếp thời gian trên lịch của bạn để gặp gỡ thường xuyên với giám đốc điều hành của bạn để đánh giá chiến lược của bạn. Chuyện gì tốt? Điều gì cần thay đổi trong tương lai?

Sự dễ dàng và đơn giản là chìa khóa ở đây — đối với các nhà lãnh đạo của bạn, mà còn đối với bạn. Xem hội thảo trên web của chúng tôi với NRF và Walmart để tìm hiểu thêm về cách xây dựng kế hoạch truyền thông điều hành thông minh.